Guía honesta para consultores freelance: cómo facturar retainers mensuales, qué retención e IVA aplicar a clientes en España, la UE y fuera de ella, y qué necesitas de verdad de un programa de facturación.
Un consultor freelance no factura como un diseñador ni como un fotógrafo. Hay dos cosas que lo cambian todo: cobras casi siempre por igualas o retainers mensuales —un importe fijo recurrente— en lugar de por entregable suelto, y es muy habitual que parte de tus clientes esté fuera de España, ya sea en la Unión Europea o fuera de ella. Esas dos particularidades determinan qué necesitas de verdad de un programa de facturación, y son justo las que las herramientas genéricas explican peor.
Esta guía va al grano y es honesta. Primero la parte fiscal, que es donde más gente se equivoca, y luego qué mirar al elegir herramienta. Sin comparativas amañadas ni rankings interesados.
El patrón típico del consultor es el retainer: un cliente te paga lo mismo cada mes a cambio de tu disponibilidad o de un alcance de trabajo recurrente. Eso significa que no emites una factura distinta cada vez, sino la misma factura, al mismo cliente, el mismo día de cada mes. Hacerlo a mano es repetitivo y propenso a olvidos, y olvidarse de emitir una factura recurrente es perder dinero o descuadrar el trimestre.
A eso se suma que el consultor mezcla clientes nacionales con internacionales. Una igualada a una empresa española, un proyecto puntual para una startup alemana, una asesoría continuada a una compañía de fuera de la UE. Cada uno de esos casos tiene un tratamiento fiscal distinto, y la factura tiene que reflejarlo bien o tendrás problemas al presentar tus impuestos.
La consultoría es una actividad profesional (sección segunda del IAE), y eso marca cómo se comporta tu factura. Dos impuestos entran en juego: la retención del IRPF y el IVA. Lo que apliques de cada uno depende de quién es tu cliente y de dónde está.
| Cliente | Retención IRPF | IVA |
|---|---|---|
| Empresa o autónomo en España | 15% general · 7% si eres nuevo autónomo (año de alta + los dos siguientes) | 21% |
| Particular en España | Sin retención | 21% |
| Empresa en la UE con NIF-IVA válido en VIES | Sin retención | Sin IVA — el servicio se localiza en el país del cliente (inversión del sujeto pasivo, art. 69.Uno.1 Ley 37/1992); se declara en el modelo 349 con clave S |
| Empresa fuera de la UE | Sin retención | Sin IVA — la consultoría a un cliente establecido fuera de la Comunidad no está sujeta al IVA español |
Tres matices importantes que conviene tener claros.
El primero, la retención solo se aplica cuando tu cliente es empresa o autónomo en España, nunca a un particular. El cliente es quien ingresa esa retención en Hacienda en tu nombre, por lo que cobras el importe de la factura menos la retención.
El segundo, la regla del 70%: si más del 70% de tus ingresos del año llevan retención —algo habitual en un consultor que factura sobre todo a empresas—, quedas exento de presentar el modelo 130 trimestral. Menos papeleo, aunque el modelo 303 del IVA sigue siendo obligatorio.
El tercero, para facturar a empresas de la UE sin IVA necesitas estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y verificar siempre que el NIF-IVA de tu cliente está activo en VIES antes de emitir. Si el número no es válido, tendrías que cobrar IVA español. Esas operaciones, además, se declaran en el modelo 349.
Esto es una orientación general, no un sustituto de tu asesor. El tratamiento exacto depende de tu epígrafe del IAE y del tipo concreto de servicio, así que confírmalo con un profesional antes de aplicarlo a tu caso.
Si tu modelo es por retainers, la función que más vas a usar no es "crear factura", sino "crear factura recurrente y que se emita sola". Que el programa genere cada mes la misma factura al mismo cliente, con su numeración correlativa correcta, su retención y su IVA ya calculados según el caso, y te avise del cobro, es lo que te ahorra horas y errores.
NómadaKit hace facturación recurrente: defines la igualada una vez —cliente, importe, periodicidad, retención e IVA aplicables— y el sistema emite cada factura en su fecha sin que tengas que acordarte. Para un consultor con cinco o diez retainers activos, eso es la diferencia entre dedicar una mañana al mes a facturar o no dedicarle nada.
Más allá del marketing de cada herramienta, para un consultor freelance hay cuatro cosas que de verdad importan. Que haga facturación recurrente de forma real, no solo facturas sueltas. Que entienda la fiscalidad española —retención e IVA según cliente— y no te obligue a calcularlo a mano. Que soporte bien la facturación internacional B2B con las menciones legales correctas en la factura (inversión del sujeto pasivo, art. 69). Y que te permita gestionar el contrato del retainer además de la factura, porque una igualada continuada sin contrato firmado es un riesgo.
Las herramientas grandes y genéricas suelen cubrir la facturación, pero tratan la fiscalidad española y el contrato como añadidos o módulos aparte. Las soluciones internacionales rara vez calculan bien la retención del IRPF. Ahí es donde una herramienta española y enfocada gana al consultor concreto.
NómadaKit es una herramienta española todo-en-uno: facturas (incluidas las recurrentes), presupuestos, contratos con firma electrónica con validez legal en toda la UE (Reglamento UE 910/2014), clientes y la fiscalidad española —IVA, IRPF, modelos 303 y 130— ya integrada. Para un consultor significa cerrar el ciclo completo en un solo sitio: firmas el contrato del retainer, automatizas la factura mensual y mantienes el trimestre bajo control, factures a una empresa de Madrid o a una de fuera de la UE.
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